Referent der Vermietung (m/w/d)

Wir freuen uns sehr, dass Sie an einer Mitarbeit in unserem Unternehmen interessiert sind und sich bei uns bewerben möchten. Im Folgenden erklären wir, wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses verarbeiten und halten weitere in diesem Zusammenhang relevante Informationen bereit.

1 Wer ist verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten?

Die HIH Real Estate GmbH, Ericusspitze 1, 20457 Hamburg, Tel +49 40 3282 30, datenschutz@hih.de (im Folgenden als „wir“ bezeichnet, ist Verantwortlicher im Sinne der EU Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“). Die Daten werden von der für die gesamte HIH-Gruppe zentralen Personalabteilung verarbeitet.

2 Datenschutzbeauftragter

Externe Datenschutzbeauftragte ist BEN digital services GmbH, erreichbar unter bhansen@hih.de.

3 Welche Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir?

Wir verarbeiten Daten, die mit Ihrer Bewerbung in Zusammenhang stehen. Dies sind allgemeine personenbezogene Daten zu Ihrer Person (wie Namen, Anschrift und weitere Kontaktdaten), Angaben zu Ihrer beruflichen Qualifikation und Ausbildung oder Angaben zur beruflichen Weiterbildung sein oder können andere Angaben sein, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung übermitteln.

4 Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir personenbezogene Daten?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung für ein Beschäftigungsverhältnis, soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit uns oder mit einem mit uns verbundenen Unternehmen erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1, Satz 1 lit. b) DSGVO, die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. die Vertragserfüllung. Werden besondere Kategorien von personenbezogenen Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet, so beruht die Verarbeitung auf Art. 9 Abs. 2 DSGVO in Verbindung mit den jeweiligen arbeits- bzw. sozial- oder steuerrechtlichen Vorschriften, die wir im Rahmen der Bewertung der Bewerbung berücksichtigen müssen. Weiterhin können wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten, soweit dies zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren gegen uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1, Buch-stabe f) DSGVO, das berechtigte Interesse ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Übermitteln Sie uns weitere, von uns nicht angeforderte Informationen und/ oder Unterlagen, die personenbezogene Daten enthalten, so beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse im Sinne des Art. 6 Abs.  Satz 1 lit. f) DSGVO, Ihre Bewerbung anhand der uns übermittelten Daten vollständig und sinnhaft zu bearbeiten.

5 Welche Kategorien von Empfängern gibt es?

Je nach der konkret zu besetzenden Stelle können wir Ihre personenbezogenen Daten an die unter diesem Link aufgeführten, mit uns verbundenen und assoziierten Unternehmen übermitteln, soweit dies im Rahmen der unter Ziff. 3 dargelegten Zwecke und Rechtsgrundlagen zulässig ist.

Im Übrigen werden Ihre personenbezogenen Daten im Bewerbungsprozess in unserem Auftrag auf Basis von Verträgen nach Art. 28 DSGVO durch

Jacando GmbH, Welfenstraße 22, 81541 München, Deutschland

verarbeitet, unseren Dienstleister für unser HR-Informationssystem.

6 Ist die Übermittlung in ein Drittland beabsichtigt?

Eine Übermittlung in ein Drittland ist mit Ausnahme einer möglichen Übermittlung an das oben genannte verbundene Unternehmen im Vereinigten Königreich nicht beabsichtigt. Für das Vereinigte Königreich liegt seit dem 28.06.2021 ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vor, so dass die Übermittlung von personenbezogenen Daten keiner besonderen Genehmigungen oder Garantien bedarf.

7 Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Ihre personenbezogenen Daten bzw. Bewerbungsunterlagen werden in der Regel sechs Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens (z. B. der Bekanntgabe der Absageentscheidung) gelöscht, sofern nicht eine längere Speicherung rechtlich erforderlich oder zulässig ist.

Für den Fall, dass Sie einer längeren Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten zur Aufnahme in einen Bewerberpool zugestimmt haben, speichern wir diese nach Maßgabe Ihrer Einwilligungserklärung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO. Diese Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Kommt es im Anschluss an das Bewerbungsverfahren zu einem Beschäftigungsverhältnis, Ausbildungsverhältnis oder Praktikantenverhältnis, werden Ihre Daten, soweit erforderlich und zulässig, zunächst weiterhin gespeichert und anschließend in die Personalakte überführt.

Sofern Sie sich entscheiden in den Bewerberpool aufgenommen zu werden, kann unsere Personalabteilung bei eventuellen Stellenvergaben auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen. Ihre Daten werden nach Ablauf von 12 Monaten, ausgehend vom Eingangsdatum der Bewerbung, endgültig gelöscht.

8 Welche Rechte haben Sie?

Als Bewerber oder Bewerberin bei uns haben Sie je nach der Situation im Einzelfall folgende Datenschutzrechte, zu deren Ausübung Sie uns oder unseren Datenschutzbeauftragten unter den in Ziff. 1und 2 genannten Daten kontaktieren können:

1. Auskunft

Sie haben das Recht, Auskunft über Ihre bei uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten und Kopien dieser Daten zu verlangen. Dies schließt Auskünfte über den Zweck der Nutzung, die Kategorie der genutzten Daten, deren Empfänger und Zugriffsberechtigte sowie, die geplante Dauer der Datenspeicherung oder, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer, ein;

1. Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben Sie das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen. Unter bestimmten Voraussetzungen haben Sie das Recht, die unverzügliche Löschung von Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen. Zur Begrenzung zukünftiger Datenverarbeitung haben Sie schließlich das Recht, die Einschränkung der Datenverarbeitung unter bestimmten Voraussetzungen zu verlangen, z.B. auch, wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben (unten, Ziffer 8c), solange im Einzelfall noch nicht feststeht, ob unser berechtigtes Interesse das Ihrige überwiegt.

1. Widerspruchsrecht

Soweit die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten aufgrund von Art. 6 Abs 1 Buchstabe f DSGVO erfolgt, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten einzulegen. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

1. Widerrufsrecht

Wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird. Hierzu können Sie uns oder unseren Datenschutzbeauftragten jederzeit unter den oben genannten Daten kontaktieren.

1. Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten maschinenlesbaren und gängigen Format zu erhalten und sie einem anderen Verantwortlichen ungehindert zu übermitteln.

1. Beschwerderecht

Sie haben unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs gemäß Art. 77 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

9 Erforderlichkeit des Bereitstellens personenbezogener Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, noch sind Sie verpflichtet, die personenbezogenen Daten bereitzustellen. Allerdings ist die Bereitstellung personenbezogener Daten zur Durchführung eines Bewerbungsverfahrens und für einen Vertragsabschluss über ein Beschäftigungsverhältnis mit uns erforderlich. Das heißt, soweit Sie uns keine personenbezogenen Daten bei einer Bewerbung bereitstellen, werden wir kein Bewerbungsverfahren durchführen oder ein Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen eingehen.

10 Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Es findet keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne des Art. 22 DSGVO statt, das heißt, die Entscheidung über Ihre Bewerbung beruht nicht ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung.